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Was ist umlagefähig?

§ 2 der Betriebskostenverordnung zählt abschließend auf, welche laufenden Kosten du auf deine Mieter umlegen darfst. Was dort nicht steht, trägst du selbst – auch wenn es im Mietvertrag anders steht.

Voraussetzung: die Umlagevereinbarung im Mietvertrag

Umlagefähig sind Betriebskosten nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage überhaupt vorsieht. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung oder die Formulierung „Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV“ genügt dafür. Für „sonstige Betriebskosten“ nach Nummer 17 reicht das ausdrücklich nicht – jede einzelne Kostenart muss dort konkret benannt sein.

Die 17 Positionen im Einzelnen

Nr. 1Grundsteuer

üblich: Wohnfläche

Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, in der Praxis die Grundsteuer B.

Seit der Grundsteuerreform 2025 gelten neue Messbeträge und Hebesätze. Umlagefähig ist immer nur der Betrag des Abrechnungsjahres.

Nr. 2Wasserversorgung

üblich: Verbrauch

Wasserverbrauch, Grundgebühren, Zählermiete, Wartung von Wassermengenreglern.

Sind Zähler vorhanden, muss nach Verbrauch abgerechnet werden.

Nr. 3Entwässerung

üblich: Verbrauch

Schmutz- und Niederschlagswasser, Betrieb einer Entwässerungspumpe.

Nr. 4Heizung

üblich: Verbrauch

Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Abgasmessung, Miete und Ablesung der Messgeräte.

HeizkostenV § 7: mindestens 50 %, höchstens 70 % nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche. Reine Flächenumlage ist unzulässig.

Nr. 5Warmwasser

üblich: Verbrauch

Erwärmung des Wassers, Betriebsstrom, Wartung der Warmwasseranlage.

Bei verbundenen Anlagen müssen Heizung und Warmwasser nach HeizkostenV § 9 getrennt werden.

Nr. 7Aufzug

üblich: Wohnfläche

Betriebsstrom, Wartung, Prüfung, Notrufbereitschaft, Reinigung.

Reparaturen gehören nicht dazu - nur Wartung ist umlagefähig.

Nr. 8Straßenreinigung und Müllbeseitigung

üblich: Personenzahl

Gebühren der Gemeinde, Tonnenmiete, Müllschlucker, Sperrmüllentsorgung.

Nr. 9Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

üblich: Wohnfläche

Treppenhaus, Keller, Waschküche, Zugänge; laufende Schädlingsbekämpfung.

Nr. 10Gartenpflege

üblich: Wohnfläche

Pflege der Gartenflächen, Spielplätze, Zugänge; Erneuerung von Pflanzen.

Nr. 11Beleuchtung

üblich: Wohnfläche

Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller, Hof, Außenbeleuchtung.

Nr. 12Schornsteinreinigung

üblich: Wohnfläche

Kehrgebühren, soweit nicht bereits in den Heizkosten enthalten.

Nr. 13Sach- und Haftpflichtversicherung

üblich: Wohnfläche

Gebäude-, Feuer-, Wasser-, Sturm-, Elementar- und Haus­haftpflichtversicherung.

Eine Rechtsschutzversicherung des Vermieters ist nicht umlagefähig.

Nr. 14Hauswart

üblich: Wohnfläche

Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen für den Hauswart.

Anteile für Instandsetzung, Reparatur und Verwaltung müssen herausgerechnet werden - sonst ist die Position angreifbar.

Nr. 15Gemeinschaftsantenne / Glasfaser

üblich: Wohneinheiten

Betrieb einer Gemeinschaftsantennenanlage oder gebäudeinternen Verteilanlage.

Achtung: Das Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen ist zum 30.06.2024 entfallen. Laufende TV-Kabelgebühren sind seither nicht mehr über die Betriebskosten umlagefähig.

Nr. 16Einrichtungen für die Wäschepflege

üblich: Wohneinheiten

Betriebsstrom, Wartung und Reinigung gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockner.

Nr. 17Sonstige Betriebskosten

üblich: Wohnfläche

Z. B. Wartung von Rauchmeldern, Dachrinnenreinigung, Prüfung der Elektroanlage.

Nur umlagefähig, wenn die Kostenart im Mietvertrag konkret benannt ist. Eine pauschale Klausel 'sonstige Betriebskosten' genügt nicht.

Was du selbst tragen musst

Diese Positionen tauchen in fehlerhaften Abrechnungen am häufigsten auf. Sie sind keine Betriebskosten und machen die betroffene Position unwirksam – der Mieter kann sie herausstreichen.

  • Verwaltungskosten

    Kontoführung, Buchhaltung, Steuerberater, Hausverwaltung, Porto, Software.

  • Instandhaltung und Instandsetzung

    Reparaturen und Erneuerungen gehören zur Erhaltungspflicht des Vermieters.

  • Leerstandskosten

    Anteile leer stehender Wohnungen dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

  • Mietausfallwagnis

    Unternehmerisches Risiko des Vermieters.

  • Bank- und Kontoführungsgebühren

    Zählen zu den Verwaltungskosten.

  • Kosten der Rechtsverfolgung

    Anwalts- und Gerichtskosten sind keine Betriebskosten.

  • Laufende Kabel-TV-Gebühren

    Seit dem 30.06.2024 nicht mehr über die Betriebskosten umlagefähig.

  • Reparaturanteil im Hauswartvertrag

    Muss aus der Hauswartrechnung herausgerechnet werden.

Wartung ja, Reparatur nein

Die Trennlinie verläuft zwischen laufender Wartung und der Behebung eines Schadens. Die jährliche Wartung der Heizungsanlage ist umlagefähig, der Austausch der defekten Umwälzpumpe nicht. Bei Sammelrechnungen – typischerweise beim Hauswart oder bei Wartungsverträgen mit Reparaturanteil – musst du den nicht umlagefähigen Teil herausrechnen und das in der Abrechnung nachvollziehbar machen.

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